2.1 Entité
Vous déclarez vos sociétés et les données communes à toutes les entités.
Figure 9 : Déclaration de l’entité
Vous paramétrez les données communes ou propres à chaque entité.
Figure 10 : Paramétrage des données
LINA peut démarrer.
Figure 11 : ERP par entité
Il existe 2 types d’entités :
- L’entité principale (entité indispensable)
- Les entités secondaires.
Chaque entité à sa propre déclaration comptable.
Remarque : La suppression d’une entité est impossible, si un élément y est rattaché.
Figure 12 : entité = entreprise
2.2 Utilisateurs & salariés
Un salarié déclaré dans LINA est automatiquement un utilisateur qui possède des droits d’accès paramétrables.
Il existe trois types de paramétrages pour le salarié :
- Le paramétrage par défaut : aucun rattachement, donnant droit à toutes les entités.
- Le paramétrage standard : rattaché à une entité, limitant les accès à cette entité.
- Le paramétrage spécifique : rattaché à une entité et droits d’accès aux autres entités (définit au niveau du menu Sécurité)
Figure 13 : Salarié
Remarque : Le salarié rattaché à une entité ne verra que les données concernant son entité.
Attention : Un salarié sans rattachement accède à toutes les informations du logiciel.
2.2.1 Droits Utilisateurs
Le paramétrage des droits utilisateurs détermine les informations auxquelles un salarié peut accéder.
Le rattachement d’un salarié à une entité spécifique permet une sélection automatique de cette entité lors de la création de documents (devis, commandes, factures…)
Figure 14 : Droits utilisateurs
Les droits utilisateurs sont paramétrés en trois étapes :
- Utilisateurs : déclaration des salariés
- Rôles : déclaration de groupe d’utilisateurs bénéficiant des mêmes droits d’accès
- Permissions : sélection d’une liste de droits rattachée aux Rôles.
Figure 15 : Utilisateur, rôle, permission
Figure 16 : verbe des permissions
2.2.2 Configuration par défaut
Rôle « Utilisateurs » : droit de tout consulter pour tous les Utilisateurs dès leur création.
Rôle « Configurateurs » : tous les droits mais aucun Utilisateur est automatiquement dans ce rôle.
Rôle « Administrateur » : tous les droits, réservé au service informatique du Groupe API pour les dépannages.
2.2.3 Zoom sur les Utilisateurs
Figure 17 : Type d’utilisateur
PAC : Plan d’Action Commerciale
OT : Ordre de Travail
2.3 Notions Fournisseur, Clients et Sites
Un Groupe Client associe un ensemble de Clients entre eux.
Un Client/Fournisseur (1 n° de SIREN) possède un ou plusieurs Sites (différents n° de SIRET).
Un Site est une entité (client ou fournisseur) avec des coordonnées postales, téléphoniques et électroniques.
Les Interlocuteurs sont rattachés à un Site et possèdent leurs propres coordonnées téléphoniques et électroniques.
Figure 18 : Client site interlocuteur
Un Site Client ne peut être lié qu’à un seul Client dont le SIREN correspond au SIRET.
Remarque : Pour le client site, la notion site « principal » et « facturation » sont les adresses de facturation par défaut.
Figure 19 : Fournisseur site interlocuteur
2.4 Articles
L’article est un élément autonome rattaché à une fiche.
Pour créer un article, il faut au minimum renseigner sa famille et son unité de base.
Unité de base = Conditionnement le plus petit (achats, stock et ventes confondus).Tous les types de conditionnements utilisés sont à identifier dans l’onglet « unité ».
L’article possède un code unique et une référence interne commune à toutes les entités.
Figure 20 : Fiche article
*Déclaration obligatoire
Méthodes de création d’un article dans une nouvelle fiche :
- Saisie directe (avec ou sans lien à un constructeur)
- Import d’un fichier Excel « Constructeur »
2.4.1 Fiche Article & Fournisseur
2.4.1.1 Deux types de fournisseurs
Constructeurs : Il fournit un tarif de référence du marché, avec un code article.
Distributeur : Il réalise achat et revente, avec un tarif grand public et son propre code.
Remarque : un distributeur déclaré « Principal », dans la fiche Article, est le fournisseur par défaut des demandes de réapprovisionnement.
Deux procédures déclaratives :
- saisie directe article par article
- import de tous ou d’un lot d’articles.
2.4.1.2 Quatre types d’import
Figure 21 : Import
PAMP : Prix d’Achat Moyen Pondéré
Remarque : L’import du tarif achat constructeur écrase le tarif achat distributeur lorsque ce constructeur est le distributeur.
2.4.1.3 Liste des données importées
1. Import Articles :
- Désignation de l’Article*
- Code Article
- Référence Article
- Famille de l’Article*
- Unité de l’Article*
- Quantité de conditionnement
- Code du constructeur*
- Code Article du constructeur
- Référence Article du constructeur
- EAN13
- EAN8
- Mnémonique
2. Import Constructeur :
- Code du constructeur*
- Code Article du constructeur
- Référence Article du constructeur
- Tarif d’Achat*
- Quantité de conditionnement
3. Import Distributeur :
- Code du constructeur*
- Code Article du constructeur
- Référence Article du constructeur
- Quantité de conditionnement
- Code du distributeur*
- Code Article du distributeur
- Référence Article du distributeur
- Désignation Article du distributeur
- Tarif d’Achat du distributeur*
4. Import Tarif interne :
- Code du constructeur*
- Code Article du constructeur
- Référence Article du constructeur
- Tarif de Vente*
- Quantité de conditionnement
*Données obligatoires
Remarque : Seuls les imports permettent la création ou la mise à jour des tarifs par lot d’articles. En dehors d’un import, les tarifs sont déclarés article par article et unité par unité.
2.4.2 Nomenclature
Lors de sa création, un article est par défaut de type « Produit » et devient automatiquement de type « Recette » à la création d’une nomenclature, quelle que soit la fonction de l’article (achat ou vente).
L’objectif est de créer un produit composé avec des composants de la base de données Article.
Le statut de la nomenclature est par défaut « En attente ».
Figure 22 : Onglet Version de nomenclature
Figure 23 : Nomenclature
Remarque : pour un article de type « Recette », le tarif est la somme des tarifs des articles « Produit » (LINA n’intègre pas la MO dans une nomenclature).
2.5 Prestation MO
2.5.1 Déclaration des (sous-)prestations
Saisie des sous-prestations spécifiques et de leurs taux horaires achat et vente.
Figure 24 : Saisie des sous-prestations
2.5.2 Paramétrage des prestations
Figure 25 : Paramétrage des prestations
L’intégration des prestations et sous-prestations dans la fiche Article permet la vente automatique de la MO lors de la vente de l’article associé.
NB : le temps moyen nécessaire est reporté dans la vente mais reste modifiable.
2.5.3 Utilisation des prestations
Figure 26 : Utilisation des prestations
L’utilisation des prestations et sous-prestations en vente permet l’évaluation des recettes sur la MO. NB : les devis « Validés » (acceptés par le client) incrémenteront la liste des heures à planifier.
L’utilisation des prestations et sous-prestations dans le planning des affectations permet l’organisation des agendas des salariés.
L’utilisation des prestations et sous-prestations par l’utilisateur permet l’évaluation des coûts de MO.
2.6 Stocks
2.6.1 Sites et Zones de stock
Les sites et les zones de stock sont des emplacements géographiques (ex : entrepôts, véhicules, show-room... ). Ils donnent lieu à des mouvements de stock (ex : réception de marchandises, transfert en production...). Les sites de stock sont divisés en zones de stock et permettent la traçabilité des mouvements de stock.
Figure 27 : Zone de stock
*Au moins un Site de stock doit être déclaré « Principal ».
**Au moins une Zone de Stock par Site doit être déclarée « Par défaut ».
Le changement d’une zone de stock au sein d’un site ne doit être réalisé qu’avec un transfert de stock.
Figure 28 : Site de stockage
Le stock global est le cumul des stocks par unité d’article tous sites confondus.
Le stock à plat est la liste de tous les articles stockés.